Thế giới thay đổi, riêng báo cáo vẫn… như xưa?

Ảnh minh họa

Như tại Hội nghị trực tuyến cuối năm 2016 với các địa phương triển khai nhiệm vụ kế hoạch kinh tế-xã hội và ngân sách nhà nước năm 2017, Thủ tướng nêu rõ các bộ ngành báo cáo không quá 15 phút, địa phương không quá 10 phút. Không báo cáo thành tích, đi thẳng vào khó khăn vướng mắc, giải pháp tháo gỡ, tập trung đi vào làm rõ những mô hình tốt, cách làm hay, phương pháp làm việc, cách thức chỉ đạo.

Thực tế, báo cáo là một phương pháp rất hữu ích cho việc theo dõi, cập nhật các thông tin quan trọng, giúp người đọc nắm được, thống kê, kiểm tra rà soát các thông tin, công việc, hoạt động. Thông tin trong các báo cáo được sử dụng để đưa ra những quyết định rất quan trọng.

Có thể nói, chất lượng báo cáo là chỉ số rất quan trọng đánh giá trình độ, năng lực, sự mẫn cán của cán bộ, công chức, viên chức và cả cơ quan, tổ chức ban hành báo cáo.

Tuy nhiên, có rất nhiều báo cáo mà khi đọc, ta thường phải “ngả mũ để chào” vì “gặp người quen” nhiều quá bởi việc copy. Có những báo cáo chỉ có quá nhiều những điệp từ “tăng cường”, “đẩy mạnh”, “nâng cao”, “tiếp tục” mà ít có số liệu minh chứng, ít có những việc làm cụ thể. Lại có những báo cáo rất dài nhưng đọc xong không thấy nói rõ được nội dung gì, người báo cáo muốn nói thông điệp gì hay chỉ là báo cáo cho hết nhiệm vụ?

Có hai nguyên nhân chính của việc này. Một là có quá nhiều yêu cầu nộp báo cáo; hai là người viết báo cáo không nắm được vấn đề cần báo cáo và tệ hơn là không làm gì cả nên không có gì để báo cáo.

Ở nguyên nhân thứ nhất, có nhiều trường hợp yêu cầu báo cáo chung chung nên người viết báo cáo không biết tập trung vào đâu để báo cáo, hoặc ngược lại có những yêu cầu vô lý mà người lập báo cáo rất khó có thể đáp ứng trong một thời gian ngắn. Thậm chí, có những trường hợp trước cuộc họp nào cũng cần cấp dưới báo cáo trong khi cùng một thời điểm thì hoàn toàn có thể dùng một báo cáo để xử lý nhiều vấn đề cho nhiều cuộc họp.

Ở nguyên nhân thứ hai, người soạn báo cáo thường rất khổ sở khi chính họ cũng không nhận được thông tin đầy đủ nên buộc phải “chế” ra hay copy lại từ các báo cáo khác.

Việc làm một báo cáo chất lượng thường đòi hỏi rất nhiều công sức, thời gian và trí tuệ, nhưng lại hầu như chẳng có “bổng lộc” gì nên nhiều người rất ngại. Việc làm báo cáo trở thành một trong những công việc tẻ nhạt của các chuyên viên hành chính, thậm chí còn là gánh nặng. Thành ra với nhiều người, ngày đêm làm báo cáo lại không tỉ lệ thuận với chuyển biến của thực sự của công việc. Điều này gây ra những hệ lụy không nhỏ, thậm chí nguy hiểm khi những nội dung không chính xác trở thành căn cứ để ra quyết sách.

Trong khi thế giới đã có những đổi mới như vũ bão liên quan đến cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư thì việc yêu cầu, soạn thảo, nộp báo cáo, bàn thảo về báo cáo và đọc báo cáo hầu hết vẫn... như xưa. Nhiều khi các báo cáo được gửi qua mạng điện tử đến cho các đại biểu tham dự họp rồi nhưng nhất định vẫn phải in ra, phát cho từng người và đọc lại từ đầu đến đuôi tại cuộc họp.

Chính phủ điện tử từ việc làm báo cáo

Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã có những văn bản, trực tiếp chỉ đạo đẩy mạnh cải cách hành chính ở các lĩnh vực, trong đó giảm bớt các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, báo cáo không cần thiết.

Tuy nhiên, giải pháp căn cơ là áp dụng Chính phủ điện tử một cách thực chất và hiệu quả. Đây cũng là một trọng tâm trong chỉ đạo điều hành khi Chính phủ đã ban hành riêng một Nghị quyết 36a về Chính phủ điện tử. Nhiều bộ, cơ quan, địa phương, đặc biệt là Văn phòng Chính phủ, đã tích cực ứng dụng công nghệ thông tin, nhưng chưa đủ để tạo được chuyển biến căn bản trong toàn bộ hệ thống hành chính.

Thiết nghĩ, trừ một số rất ít báo cáo phải được sử dụng ở dạng tài liệu mật, còn lại hầu hết cần đăng tải công khai trên mạng của các cơ quan, đơn vị báo cáo và nhận báo cáo, được xây dựng thành cơ sở dữ liệu dùng chung. Các cơ quan ban hành báo cáo đương nhiên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các báo cáo.

Việc này chắc chắn sẽ làm giảm được lượng yêu cầu báo cáo rất lớn, các cơ quan phải cân nhắc chỉ ra yêu cầu báo cáo khi không tìm được dữ liệu thông tin. Đối với những báo cáo thuần túy là số liệu thì với việc dùng các phần mềm xử lý công việc như hiện nay, hoàn toàn có thể chiết xuất số liệu trên mạng điện tử mà không cần yêu cầu phải báo cáo. Ví dụ, số lượng doanh nghiệp đăng ký mới, đăng ký thay đổi, xử lý thu hồi, giải thể… đã được cung cấp hoàn toàn trên mạng, Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoàn toàn chiết xuất được mà không cần phải có báo cáo từ các địa phương.

Đối với các báo cáo theo chuyên đề hoặc báo cáo tham gia ý kiến, cần thống nhất nội dung, biểu mẫu giữa các cơ quan để có thể chia sẻ thông tin một cách thuận tiện. Có những vấn đề cùng một nội dung, cùng một thời điểm nhưng nhiều cơ quan cùng yêu cầu báo cáo kèm theo nhiều biểu mẫu với nội dung không khác nhau nhiều nhưng lại phải tổng hợp từ các đơn vị nên rất mất thời gian.

Đối với đơn vị, cá nhân không nộp báo cáo, việc nêu tên, “bêu gương” là cần thiết nhưng sau đó cần có chế tài xử lý. Ngay cả những báo cáo chất lượng không bảo đảm, thậm chí “lạc đề”, soạn thảo chung chung, soạn để đối phó, nộp cho xong việc, chỉ là copy, sửa chữa ngày giờ thì cũng cần phải có chế tài xử lý nghiêm thì mới mong chất lượng báo cáo tốt hơn.

Bên cạnh đó, thiết nghĩ sự chỉn chu về câu chữ trong báo cáo là cần thiết nhưng báo cáo không phải là bài làm văn, điều quan trọng nhất chính là nội dung mà nó chuyển tải. Quá chú trọng hình thức, câu chữ sẽ làm cho người viết thu về trạng thái an toàn, tầm chương trích cú, copy mà khó có đột phá, khó sáng tạo, nghĩ thẳng, viết thẳng. Về cơ bản, trừ một số báo cáo mang tầm cỡ cần “tốt gỗ, tốt cả nước sơn”, còn với hầu hết những báo cáo khác, việc “tốt gỗ” phải được đặt lên hàng đầu, phải tránh tình trạng vì “gỗ xấu” nên người ta chỉ chăm chút vào “nước sơn”!

Và còn cần hơn nhiều hơn những báo cáo mà trong đó có nhiều đề xuất, kiến nghị, sáng kiến, hiến kế sát sườn, khả thi và có tầm nhìn dài hạn.

Lê Xuân Hiền
Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hải Dương
Thành viên Tổ công tác thi hành Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư